Projectleider Inkoop

De afdeling Concern Inkoop behoort tot de directie Middelen en Control van de Bestuursdienst en bestaat sinds 2001. Concern Inkoop heeft twee hoofddoelen met een gemeentebrede insteek:

• afsluiten van en het voeren van de regie over gemeentebrede Raamovereenkomsten;
• initiëren, faciliteren en ondersteunen van de professionalisering van de inkoopfunctie.

De gemeentebrede inkoopbehoefte wordt door Concern Inkoop, waar dat mogelijk en zinvol is, gebundeld. Hierbij wordt rekening gehouden met beleidsdoelstellingen o.a. op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, Social Return en het MKB. Met inachtneming hiervan is het doel van Concern Inkoop om een zo groot mogelijke besparing op zowel het organisatorisch als het financiële vlak te realiseren. Dit wordt met name bereikt door Raamovereenkomsten af te sluiten. Hiertoe voert Concern Inkoop regelmatig (Europese) aanbestedingen uit.

In 2010 zijn in het kader van de Heroverwegingen 2010-2014 een aantal inkoopmaatregelen geformuleerd. Deze inkoopmaatregelen worden op dit moment ten uitvoer gebracht. Deze offerteaanvraag heeft betrekking op de realisatie van inkoopmaatregel 4: het terugdringen van het aantal leveranciers van communicatiemiddelen en -advies en het realiseren van besparingen. Eigenaar van deze inkoopmaatregel is de directie Communicatie van de Bestuursdienst.

Binnen dit project zijn meerdere inkooptrajecten geïdentificeerd, die gemeentebreed zullen worden opgepakt: drukwerk, strategie/campagnes, vormgeving , media advies en media inkoop. Deze inkooptrajecten dienen het doel van inkoopmaatregel 4 en moeten in een goede samenhang worden ingericht en uitgevoerd. Vanuit deze gedachte heeft de directie Communicatie van de Bestuursdienst een stuurgroep opgericht.

Per inkooptraject wordt een inkoopteam samengesteld die wordt aangestuurd door de te werven projectleider in samenwerking met de contactpersonen van Directie Communicatie en Concern Inkoop.

Concern Inkoop zoekt een projectleider voor dit project die:

- aantoonbare inhoudelijke ervaring heeft met het inkopen van zowel drukwerk als communicatiegerelateerde diensten (strategie/campagnes, vormgeving, media advies en media inkoop);
- beschikt over aantoonbare inhoudelijke kennis van en ervaring met Europees aanbesteden;
- aantoonbare inhoudelijke ervaring heeft en bekwaam is in de rol van projectleider en het werken met multidisciplinaire teams;
- op korte termijn beschikbaar is tot en met de afronding van de inkooptrajecten.

De verwachting is dat de projectleider in eerste instantie gemiddeld twee dagen in de week beschikbaar moet zijn. Afhankelijk van de fase waarin de inkooptrajecten zich bevinden kan dit meer of minder zijn. De projectleider dient er rekening mee te houden dat de piekbelasting kan oplopen tot 4 à 5 dagen per week.

Aangezien de inkooptrajecten al zijn opgestart danwel in voorbereiding zijn, dient de nieuwe projectleider zo snel mogelijk met de opdracht te starten. De verwachting is dat in de loop van 2013 de laatste inkooptrajecten worden afgerond.

De werkzaamheden van de projectleider bestaan uit het uitvoeren/begeleiden van de diverse inkooptrajecten van de inventarisatiefase tot en met de contractering.

In dit kader is de projectleider, in nauw overleg met de medewerkers van Concern Inkoop en de directie Communicatie, proces en inhoudelijk verantwoordelijk voor het van A tot Z uitvoeren van alle voorkomende werkzaamheden rondom de inkooptrajecten. Daarbij maakt de projectleider zoveel als mogelijk gebruik van de standaarddocumenten en procedures die beschikbaar zijn bij Concern Inkoop.

Tot de uit te voeren werkzaamhe¬den behoren onder meer:

• het coördineren van het project in het licht van de geformuleerde inkoopmaatregel;
• het adviseren van de directie Communicatie inzake de realisatie van deze inkoopmaatregel en het ondersteunen van directie Communicatie in hun rol als voorzitter van de stuurgroep;
• het aansturen, voorzitten, begeleiden en het adviseren van de inkoopteams;
• het uitvoeren van marktconsultaties;
• het opstellen van aanbestedingsdocumenten zoals het bestek, de concept overeenkomsten, selectie- en beoordelingsleidraden;
• het opstellen van de publicatieteksten;
• het (mede) uitvoeren van de beoordeling van ingediende offertes;
• het opstellen van processen-verbaal, gunningadviezen, afwijzing- en gunningbrieven;
• het voeren van afwijzing- en gunninggesprekken;
• het gereed maken van de overeenkomst;
• advisering in de breedste zin van het woord.

De eindproducten van de inkooptracten zijn, naast een volledig dossier van de inkooptrajecten en werkbare contracten, een compleet en geordend aanbestedingsdossier per inkooptraject, een eerste opzet voor de contractregie en uiteraard tevreden deelnemers aan de raamcontracten.

De kandidaat is beschikbaar per 13 februari 2012 voor minimaal 2 dagen in de week, uitlopend naar 4 à 5 dagen per week wanneer nodig.